Veja por que o controle de documentos é importante para uma contabilidade eficaz e para conformidade fiscal
O controle de documentos em sua empresa traz inúmeros benefícios, e a melhora do controle de processos físicos e tributários é uma delas. Neste post, você verá como esse controle ajuda a sua empresa no setor fiscal e tributário
Qualquer empresa que opere em um mercado regulamentado enfrentará, inevitavelmente, desafios legais para se manter em conformidade. A conformidade tributária e fiscal é uma exigência legal para todas as empresas.
Manter a regularidade das empresas demanda procedimentos eficazes de controle de documentos.
A conformidade tributária e fiscal requer um sistema integrado de processos, normas e políticas que garantam a integridade dos registros financeiros e a preparação oportuna de registros precisos.
Este artigo explica por que o controle de documentos é tão importante para a contabilidade e para manter a conformidade fiscal e tributária eficaz, bem como explica o que você deve fazer para implementá-lo em seu negócio.
Por que o controle de documentos é necessário quanto à conformidade tributária e fiscal?
Todas as transações, sejam elas pagamentos, recebimentos, compras, vendas ou investimentos, são registradas em sistemas contábeis. Esses registros formam a base das demonstrações financeiras, que, por sua vez, são usados para calcular impostos, produzir auditorias financeiras e preparar arquivos, tais como declarações ligadas à conformidade legal da empresa.
Isso significa que os registros contábeis devem ser suportados por toda documentação relevante, como faturas, ordens de compra, contratos e assim por diante. Por exemplo, uma fatura deve ser comparada com uma ordem de compra original, um recibo de pagamento e a respectiva ordem de compra, criando uma “cadeia de provas”.
Ele garante que os registros sejam completos, precisos e não possam ser alterados ou apagados. Em outras palavras, cria um sistema de “verificações e balanços”, que reduz o risco de erros e adulterações e possibilita à empresa se manter em dia com o fisco.
O controle de documentos é parte integrante de um sistema eficaz de contabilidade e conformidade fiscal. Ele inclui atividades como o gerenciamento do fluxo de documentos entre departamentos, a validação de documentos e a organização e armazenamento de registros. Estas atividades garantem que os registros sejam gerenciados eficazmente e possam ser rastreados até as partes responsáveis por eles.
Como parte de um sistema robusto de contabilidade e conformidade fiscal, o controle eficaz dos documentos é essencial.
Quais são os benefícios do controle de documentos para a conformidade fiscal e tributária?
Um sistema robusto de contabilidade visando à conformidade fiscal caracterizado por um controle eficaz de documentos terá muitos benefícios, tais como:
- Redução do risco de erros;
- Redução do risco de adulteração;
- Melhor gerenciamento das obrigações fiscais e financeiras;
- Melhora a análise do fluxo de caixa.
Como implementar um controle efetivo de documentos?
Deve haver procedimentos claros para manter o controle dos documentos e gerenciar o fluxo de documentos entre departamentos. Veja dicas para manter o controle de documentos:
- Mantenha a estratégia de controle sempre atualizada;
- Faça a padronização dos processos;
- Garanta a segurança dos documentos;
- Digitalize a documentação;
- Utilize um sistema de gerenciamento de documentos.
Não passe por dificuldades e nem por problemas
O auxílio de um(a) profissional da contabilidade é fundamental para manter a conformidade fiscal e tributária da sua empresa.
É essencial para qualquer empresa que registra transações financeiras. Isso inclui um controle adequado sobre os documentos, reduzindo o risco de sanções como multas, pagamento de impostos retroativos e até mesmo processos criminais.
Com o apoio profissional no setor tributário e fiscal, as empresas poderão se concentrar em suas atividades principais e deixar os encargos administrativos e de conformidade para sua contabilidade, e esse apoio você encontra comigo, Paula Guerreiro!
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